大学档案工作通常由 国务院教育行政部门和省（自治区、直辖市）人民政府教育行政部门主管。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
具体到学生档案的管理，一般由学务处负责组织管理，建立专门的学生档案室，并建立健全学生档案管理的规章制度。此外，学生档案属机要材料，学务处、教务科研处、就业创业处等有关部门以及各专业学院、住宿书院应明确专人负责做好学生档案的收集、整理、归档、保管与转递工作。
建议：
学生档案：由学务处或学生工作部门负责。
学院档案：由学院分管院长领导，业务上受省教育厅办公室指导，具体由学院档案科（或党政办公室）负责。
毕业生档案：毕业后档案一般由县级以上（含县级）人社部门所属公共就业和人才服务机构保管，或者根据三方协议转到工作单位或人才市场交流中心。
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